Herramientas básicas para la comunicación aplicada a proyectos digitales y presenciales

Con esta cápsula te queremos presentar una serie de herramientas que pueden resultar de gran utilidad para mejorar la comunicación relacionada con la organización o gestión de proyectos y actividades on-line y off-line. Les dejamos una breve introducción al tema:

 

1. Herramientas de Comunicación Personal

Correo electrónico

El correo electrónico es probablemente la herramienta digital más usada para comunicarnos con los colaboradores y los agentes implicados en un proyecto u organización, consideremos que se estima que existen casi tres billones de cuentas de correo electrónico, según la consultora Pingdom . En los últimos años las posibilidades y las funcionalidades asociadas a este servicio han crecido sensiblemente. Hoy disponemos de servicios gratutitos de nivel profesional que nos permiten ordenar y organizar nuestros correos de una forma intuitiva y eficiente.

Implicaciones e innovaciones

El correo electrónico nos puede ayudar a ser más eficientes en la gestión de la comunicación interna relacionada con un proyecto o una organización. En muchos casos el teléfono está siendo sustituido por el correo electrónico que nos permite ahorrar tiempo y dinero, puesto que nos podemos comunicar con más personas enviando el mismo mensaje a más destinatarios. También permite organizarnos de forma más autónoma, de manera que podemos escribir y contestar correos en el momento que consideremos más apropiado. Nuestra bandeja del correo se puede considerar una base de datos en el que se almacenan todas nuestras comunicaciones, consultables en cualquier momento, siendo por una parte una garantía de que no sea posible cambiar el sentido de lo que ya se comunicó según los intereses de cada persona, y por otra parte de funcionar como una ayuda a la memoria, ya que actualmente los servicios de correo ofrecen muchísimo espacio para poder almacenar todos nuestros correos de forma gratuita, llegando a superar los 7 gigas y ofreciendo herramientas dentro del mismo correo para buscar conversaciones.

Gmail

Sin duda uno de los mejores servicios es Gmail, desarrollado por Google. A continuación te dejamos un vídeo guía para empezar a usar este servicio:

Audioconferencias, videoconferencias y mensajería instantánea

Hacer llamadas y vídeo-conferencias por Internet está al alcance de cualquier persona con acceso a Internet. Existen diferentes servicios (incluso gratuitos) que nos permiten romper las barreras físicas y económicas que dificultaban la comunicación entre personas físicamente muy distantes. Entre los servicios más usados encontramos Google Talk, Skype y Windows Live Messenger.

Skype

Skype es probablemente el sistema de telefonía por Internet más extendido. Entre sus opciones, incluye la llamada totalmente gratuita desde computadora a otra computadora,mensajería instantánea y vídeo-llamadas, además de otras prestaciones. Permite tener un número personal para recibir llamadas desde cualquier lugar del mundo, desde cualquier teléfono – móvil, de línea o desde el mismo Skype. Además permite llamar, hacer vídeo-llamadas y chatear con más usuarios al mismo tiempo. Para más detalles puedes ver estos videos:

Google Talk

Google Talk es un servicio sencillo y gratuito que permite realizar llamadas de voz y enviar mensajes instantáneos. Cuando hayas instalado Google Talk en tu equipo, regístrate con tu nombre de usuario y contraseña de Gmail. Tus contactos de Gmail se incluirán automáticamente en tu Lista de amigos de Google Talk, de modo que podrás llamar y chatear con ellos cuando se instalen Google Talk. Lo único que necesitas para realizar llamadas con Google Talk es una dirección de Gmail, una conexión a Internet, un micrófono y unos altavoces. Eso es todo. Da igual que tus amigos se encuentren en la otra punta del mundo, podrás hablar con ellos durante el tiempo que quieras. Todas las llamadas son gratuitas y la calidad de voz es excelente. Si te interesa, puedes descargarlo en http://www.google.com/talk/intl/es/

Windows Live Messenger

Este es probablemente el servicio más usado en Latino América. Te dejo con una presentación de la versión 10. http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=tgA-XaU5sPo

2. Herramientas de Comunicación Colectiva

Con la web 2.0 se han abierto nuevas oportunidades para desarrollar procesos de comunicación colectiva, es decir creados y publicados por y para un público bastante amplio y en muchos casos formado por personas con las que no existe ningún lazo o relación directa.

Blogs

Los blogs representan posiblemente el formato de auto-publicación en internet que más exito ha tenidos hasta la fecha. El diccionario colaborativo Wikipedia, define como “…término inglés blog o weblog proviene de las palabras web y log (‘log’ en inglés = diario)”, la popularidad de este servicio ha sido precisamente que su utilidad como “diario en línea”, extendiendo así, la posibilidad de autopublicar. Conoce más sobre qué es un blog y para que puede servir,viendo el siguiente material:

Crear un blog es muy sencillo, existen diversos servicios que ayudarán a hacerlo, entre las más sencillas y completas se encuentran las que les presentamos:

WordPress

Permite crear un blog de forma gratuita con nombre de dominio del tipo tunombre.wordpress.com. Recomiendo leer el manual que explica cómo funciona. Por otro lado, Worpress cuenta con su gestor de contenidos que puedes descargar e instalar en sencillos pasos, sin embargo para hacerlo necesitas algunos conocimientos más además de comprar un dominio y hosting. El sitio para crear tu blog es http://wordpress.org/ Mira este video para aprender a publicar un post con plataforma WordPress:

Blogger

Es un servicio de Google que te permite crear tu blog de forma gratuita. Cuenta con una gran comunidad de usuarios. Para usarlo necesitas utilizar tu cuenta de correo de Gmail. Al crear tu blog tu dominio será por ejemplo: tunombre.blogspot.com. El sitio para crear tu blog es http://www.blogger.com/ Mira este video para aprender a usar blogger:

Posterous

Es un servicio muy fácil de utilizar, para crear un blog necesitas llenar tres campos: correo electrónico, usuario y contraseña. Es un servicio que está en crecimiento y con características que permiten una integración con redes sociales. La página de este servicio es https://posterous.com/

Tumblr

Se caracteriza por ser un servicio muy fácil de usar y que al igual que los anteriores te permite crear tu blog e integrarlo con redes sociales. El sitio de Tumblr es: http://www.tumblr.com/

Si te interesa crear tu propio blog, pero no estás seguro de cuál plataforma utilizar o quieres leer más sobre este tema te recomendamos algunas notas-fuentes en las que nos basamos para esta sección: Explorar, aprender y participar en la web ¿Qué es un blog? ¿Qué plataforma de blogging elegir? Tabla comparativa entre plataformas de blog (inglés) Las cuatro mejores soluciones para crear y mantener un blog personal

Multimedia

Nuestras posibilidades para la comunicación on-line no se limitan al uso de contenidos de texto sino que disponemos de diferentes plataformas que nos permiten publicar contenidos multimedia. Las más importantes son: Youtube, slideshare, flickr, soundcloud, prezi y scribd.

YouTube

Si quieres usar el ausiovisual, esta plataforma permite crear y difundir contenido a través de un canal personalizado donde puedes subir todos los vídeos que quieras. web: http://youtube.com

Flickr

Si lo que necesitas es comunicar a través de fotografías, esta plataforma te permite armar un portafolio de trabajos o fotoreportajes. web: http://flickr.com

Picasa

Es el servicio de Google para almacenar y publicar imágenes, permite trabajar álbums y configurar la privacidad para que decidas con quién quieres compartir tus contenidos. Mira las fotos del programa en álbums Picasa: https://picasaweb.google.com/clipconectadel web: http://picasaweb.google.com/

Slideshare

Esta plataforma nos permite publicar documentos de diferentes formatos como PDF, ODT, Powerpoint y etc. Si quieres aprender a usarlo mira el siguiente documento en slideshare:

Prezi

Prezi permite que cualquier persona pueda crear y realizar presentaciones espectaculares no lineares con conexiones entre diferentes presentaciones, zoom en los detalles, y un ajuste del tiempo sin la necesidad de omitir diapositivas. Un video que te guiará paso a paso: http://youtu.be/UpUXzxQfo8g Y te compartimos el tutorial oficial de este servicio:

web: http://prezi.com

Scribd

Es un servicio que permite publicar documentos pdf, word, excel, ppt, postscript o txt. La plataforma lo convierte y lo coloca en un visor Flash Paper que también se puede colocar en cualquier blog o sitio web. Su sitio web es http://es.scribd.com/ , te dejamos un tutorial de esta herramienta: http://es.scribd.com/full/3077260?access_key=key-hkd1dcc7kbozyf6femw web: http://scribd.com

Soundcloud

SoundCloud es una aplicación web que ha nacido para facilitarle el proceso de alojar canciones y archivos de sonido en la web. Además de una atractiva interfaz, ofrece diferentes maneras de compartir y recibir archivos. Mira este video (en ingles) para tener una idea de lo que SoundCloud hace:

web: http://soundcloud.com Te dejamos un ejemplo en español del uso de esta herramienta en un programa sobre Cultivos de Bienestar: http://vimeo.com/9014157

2. Herramientas para trabajo en grupo

En muchos casos no es suficiente con comunicar y compartir información con uno o más persona, lo que necesitamos son verdaderas herramientas que nos permitan y nos simplifiquen el trabajo en equipo. Existen numerosas herramientas que nos simplifican nuestras tareas cada una especializada en algo muy concreto. Aquí os presentamos dos categorías herramientas para organizar la información producida por un grupo de personas y herramienta de organización. En esta sección les presentamos algunas herramientas que facilitan el trabajo colaborativo, pero resaltamos que lo importante está en el valor de la colaboración, de la construcción colectiva, no de herramienta por sí sola. A continaución os presentamos algunas de las herramientas más usadas para crear grupos de trabajo: Google, Facebook, Yahoo:

Herramientas para crear grupos de trabajo

Google Groups

Google Groups permite (con una cuenta de usuario en Google) crear nuestros propios grupos personalizados referentes a cualquier tema, inscribirnos en otros que creen otros usuarios, o hacer un seguimiento (vía feeds) de los contenidos de los grupos. Además permite realizar búsquedas dentro de toda esta información almacenada, y además ofrece la posibilidad de postear cuestiones dentro de los grupos. Mira este video para ver como funciona:

web:http:// groups.google.com/

Facebook groups

Los Grupos cerrados de Facebook permiten que un pequeño número de personas dispongan de un espacio privado para poder comunicarse, compartir material y enviarse actualizaciones y mensajes entre sí. Los más importante de estos Grupos es que la existencia de los mismos puede quedar totalmente secreta y de esta manera, ser usados como una especie de Intranet privada, sin que otros usuarios puedan acceder o ver la información que se publica. Mira este video para ver como funciona: http://youtu.be/FwRjTfX_oIA web: http://facebook.com/groups

Yahoo! Groups

Yahoo! Groups es un servicio gratuito que le permite comunicarse fácilmente con otros usuarios que comparten sus mismos intereses e ideas, participando directamente desde el sitio web de su grupo o sólo mediante correo electrónico. No es necesario ser usuario registrado de Yahoo! para poder acceder y utilizar este servicio. Para poder crear un grupo, sin embargo, debe ser usuario registrado de Yahoo! Asimismo, sólo los usuarios registrados pueden acceder a las herramientas restringidas del grupo en el sitio web. Mira este video para saber más: http://youtu.be/htzfKgm0GZw. web: http://es.groups.yahoo.com

Herramientas para la organización de tareas

Cada día es más común hacer uso de herramientas web para trabajar con otros colegas que pueden encontrarse en la misma oficina o a muchos kilómetros de distancia. Las principales ventajas de utilizar algunas de las herramientas que les proponemos es que pueden ser consultadas simultáneamente (dos personas pueden trabajar un mismo documento al mismo tiempo), no necesitan adjuntarse en correos electrónicos, ahorrando espacio en disco duro y manteniendo online la última versión, para evitar confusiones. Algunas recomendaciones para trabajar con documentos y otros recursos en línea, tienen que ver con verificar la configuración del compartido de documentos, es decir, que revisemos a quién queremos compartir o liberar autorización en caso de que queramos que esté disponible libremente. Es recomendable acordar con el equipo el orden en que se organizan los documentos, por ejemplo uso de carpetas o de temas para identificar cada documento correctamente. Un dato adicional, es que cuando alguien dice que trabaja en la nube, a lo que se refiere es a la posibilidad, que brindan herramientas como las siguientes; para trabajar en un espacio virtual. El siguiente video es muy ilustrativo sobre el tema:

Google Calendar

Google Calendar te proporciona un lugar donde anotar los eventos más importantes de tu vida. Podrás añadir eventos y enviar invitaciones fácilmente, compartir tu agenda con tu familia y amigos y realizar búsquedas de eventos que podrían interesarte. Un breve tutorial en este video: http://youtu.be/qgU17hg0Q8I. web: www.google.com/calendar

Google Docs

Google Docs & Spreadsheets es un programa gratuito basado en Web para crear documentos en línea con la posibilidad de colaborar en grupo. Incluye un procesador de textos, una Hoja de cálculo, Programa de presentación básico y un editor de formularios destinados a encuestas. Mira estos videos: http://youtu.be/EpIJ0Ry1mMM y algo más detallado en http://youtu.be/l5vb_7-NMWU. web: docs.google.com Si te interesa conocer más sobre cómo puedes sacar provecho del trabajo en la nube o la colaboración en línea, revisa el siguiente: 5 Herramientas colaborativas para trabajar en la nube.

Dropbox

Dropbox es una herramienta de sincronización de archivos a través de un disco duro o directorio virtual. Permite disponer de un directorio de archivos (de cualquier tipo) de forma remota y accesible desde cualquier ordenador. Es decir, crea una carpeta en nuestra Pc y realiza una copia a través de Internet de todos los archivos que depositemos en ella. Se ocupa de mantener la copia de nuestros archivos siempre sincronizada, es decir, cada vez que hagamos un cambio en nuestros documentos, por pequeño que sea, lo detectará y volverá a copiárselo al instante, conservando la versión antigua por si la necesitamos en el futuro. Te recomendamos este tutorial: http://youtu.be/1rhf8ymGHHg Para leer más: http://usuariocompulsivo.com/dropbox-que-es-y-como-funciona/ web: www.dropbox.com

Conclusiones

La idea en esta parte de la cápsula es que generemos ideas y contruyamos conclusiones, que en realidad no cierren el círculo sino que abran espacios de práctica y reflexión de nuestros esfuerzos en el Desarrollo Local en un entorno cambiante y cada vez más digital. Te invitamos a contestar un pequeño test (da clic aquí), como para compartir tus ideas, proponemos los siguientes videos para intercambiar ideas en torno al tema de esta cápsula y estos proyectos e iniciativas que tienen que ver con lo que consideramos es una tendencia, cada vez es más común, de pensar y trabajar colaborativamente. Los siguientes ejemplos se basan en actividades humanas tan antiguas como el trabajo en equipo, la colaboración y la comunicación, para la construcción de nuevos conocimientos o actividades que no sólo se quedan en ideas sino también en acciones que promueven cambios importantes en nuestro mundo son una realidad que, con el apoyo de las herramientas de la era digital, algunas tan simples como las compartidas hoy; expanden sus posibilidades, su alcance y diversifica las voces.

Los caminos de la comunicación

En el siguiente video se cuenta la historia de algunas iniciativas de comunicación para el desarrollo, ¿Qué podemos rescatar de estas voces centroamericanas? ¿A qué se refieren cuando hablan de la radio comunitaria y un joven locutor expresa que “queremos ser la información, pero que regrese de las comunidades a la cabina y de la cabina a las comunidades, que sea un círculo de información? ¿Si planteamos esto desde las posibilidades tecnológicas de la era digital, qué viene a la mente?

Inclusión social e innovación abierta

Los siguientes dos videos son sobre inclusión de personas con discapacidad (capacidades diferentes), una idea sobre actividad productiva y autoestima y la otra una convocatoria del BID para promover la innovación abierta para la inclusión social, se trabajó con personas con discapacidad (capacidades diferentes) para promover ideas que ayudasen a promover o facilitar la inclusión. ¿Qué posibilidades brindan las herramientas digitales para el intercambio de ideas? ¿Innovación para todos, de todos?

Financiamiento colaborativo

Finalmente una idea (en portugués) para de financiamiento colaborativo, una iniciativa promovida en Brasil, que plantea la posibilidad de microdonaciones para iniciativas emprendedoras, ¿Cómo se apoya la iniciativa en la tecnología? ¿Cuál es la idea central de la colaboración que promueve este colectivo?